Isabel Aguilera sobre ‘Reuniones que matan’

Isabel Aguilera

Muchos profesionales y no pocos directivos de empresa consideran una pérdida de tiempo la mayoría de las reuniones. Acuden a ellas porque es su deber, por disciplina. En esas circunstancias, en lugar de enriquecerlas, lo que hacen es viciar su contenido. Lamentablemente, éste es un mal demasiado generalizado en el mundo de la empresa.

El problema se ve agravado por el uso inadecuado y excesivo de la tecnología, que hace que las ineficiencias por pérdidas de tiempo y descoordinación de los distintos componentes de un equipo, llamadas a desaparecer, sigan existiendo. Consciente de ello, Patrick Lencioni aborda en este libro el problema de las reuniones y descoordinaciones en el seno de las empresas. La tesis que defiende Lencioni es que, para garantizar una ejecución excelente de un proyecto, plan o modelo de negocio, hay que mantener las denostadas reuniones de una manera regular y eficaz.

El libro trata las reuniones desde dos ángulos distintos: las razones por las que todos nos quejamos de ellas y las recomendaciones para hacerlas útiles y aceptables en el actual entorno competitivo. Resulta original y hasta un poco iconoclasta su enfoque de las razones por las que las reuniones resultan a menudo tan tediosas: por un lado, porque se quiere evitar el conflicto; por otro, porque no están bien clasificadas y estructuradas.

Con respecto a la gestión de la reunión en sí, el autor recomienda hacerla atractiva e interesante desde su inicio, suscitando el debate y hasta el conflicto -llega incluso a sugerir la necesidad del “drama” como aliciente- de manera valiente y bien dirigida, para evitar que se convierta en una confrontación entre las personas que lastre el proyecto, pero enriquezca y llene de matices el tema discutido. Las reuniones no deben servir de coartada para dirimir rencillas personales. Cada participante debe asistir a estos encuentros con un afán constructivo, pensando siempre en los intereses y mejora de la organización.

A mi juicio, la clave de una buena reunión reside en la motivación de todos y cada uno de los participantes en ella. Es obvio que el profesional motivado y bien dirigido se esmerará en preparar bien las reuniones a las que sea convocado, puesto que sabe que de ello dependen su propio prestigio y la marcha de su departamento o división y, en definitiva, de la empresa. El autor sugiere ideas simples y muy precisas sobre cómo hay que estructurar bien la clasificación previa de los cuatro o cinco tipos fundamentales de reuniones y llega a especificar su frecuencia, duración, contenido y enfoques; qué debemos hacer y cómo podemos evitar los graves efectos de las reuniones ineficaces en las personas que deben soportarlas y que llegan a afectar al clima dentro de la organización, a la autoestima de los participantes, a sus familias y a su actitud ante la vida.

Siguiendo las recomendaciones del libro, probablemente lleguemos a la misma conclusión del autor: menos y mejores reuniones. Eso facilitaría, además, un mejor equilibrio entre la vida personal y familiar de ejecutivos y directivos. Los encuentros entre directivos y miembros de un equipo en su justa medida, frecuencia, duración, con un objetivo concreto, marco adecuado y convocatoria precisa, son un ingrediente fundamental y el tiempo mejor invertido en la gestión empresarial actual, en la que, si bien la tecnología está omnipresente, el factor humano, la síntesis y la coordinación marcan la diferencia de una buena ejecución.

 

Isabel Aguilera

Ex directora general para España y Portugal de Google o Dell. MBA por el IE Business School

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